Informationen zu Dienstreisen
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Informationen zu Dienstreisen

Wichtige Hinweise zur Genehmigung und Abrechnung von Dienst- und Fortbildungsreisen

 

Die Hinweise regeln die einheitliche und ordnungsgemäße Abwicklung von Dienstreisen aller Beschäftigten an der Technischen Hochschule Wildau auf der Grundlage des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) in der Fassung vom 26. Mai 2005, zuletzt geändert durch Artikel 3 des Gesetzes vom 20. Februar 2013, einschließlich der hierzu ergangenen Verwaltungsvorschriften und Durchführungshinweise des Landes Brandenburg. 

Definition von DienstreisenBereich öffnenBereich schließen

Entsprechend § 2 Absatz 1 BRKG sind Dienstreisen schriftlich oder elektronisch angeordnete oder genehmigte Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststelle. Sie müssen, mit Ausnahme von Dienstreisen am Dienst- oder Wohnort, schriftlich angeordnet oder genehmigt worden sein. Diese Genehmigung ist Voraussetzung für die Erstattung von Reisekosten. Jeder Dienstreisende muss einen eigenen Dienstreiseantrag stellen.
Bei der Anordnung und Genehmigung von Dienstreisen sind die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu beachten. Sie dürfen nur genehmigt werden, wenn Dienstgeschäfte außerhalb des Dienstortes auf andere Weise nicht erledigt werden können und Mittel dafür zur Verfügung stehen.
Das Dienstgeschäft sollte nach Möglichkeit nur von einer Person erledigt werden. Ist die Beteiligung von mehreren Personen erforderlich, bedarf es einer hinreichenden Begründung.
Gemäß § 7 BRKG richtet sich die Dauer der Dienstreise nach der Abreise und Ankunft an der Wohnung oder Dienststelle. Wohnung im Sinne dieser Vorschrift ist die Wohnung, von der aus sich Dienstreisende überwiegend in die Dienststätte begeben, in der sie regelmäßig Dienst zu leisten haben. Eine weitere Wohnung, insbesondere ein außerhalb gelegener Familienwohnsitz, muss unberücksichtigt bleiben.
 Will ein/e Mitarbeiter/in eine Dienstreise mit einer privaten Reise verbinden, so ist er/sie lt. dieser Verordnung verpflichtet, dies der Dienststelle, die für die Genehmigung der Dienstreise zuständig ist, mitzuteilen. 

GeltungsbereichBereich öffnenBereich schließen

Dienstreisen können nur von hauptberuflich Beschäftigten der Technischen Hochschule Wildau beantragt und genehmigt werden. Gemäß dem Geltungsbereich § 1 des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) sind studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte ausgeschlossen und haben auf sinngemäße Anwendung der Vorschriften des Bundesreisekostengesetzes keinen Anspruch.

Antrags- und AbrechnungsverfahrenBereich öffnenBereich schließen

Dienstreiseantrag

Eine Dienst- bzw. Fortbildungsreise bedarf der vorherigen schriftlichen Genehmigung durch den Präsidenten / Kanzler. Die Anträge sollen mindestens 2 Wochen vor Reiseantritt im Sachgebiet Personal eingereicht werden. Eine nachträgliche Genehmigung ist nur in Ausnahmefällen zulässig, z.B. in Eilfällen, die keinen Aufschub dulden und wenn die Nichtausführung der Dienstreise dienstliche Nachteile mit sich bringen würde. Wird die Dienstreise ohne Genehmigung angetreten, so gilt sie als unberechtigtes Fernbleiben vom Dienst.


Fortbildungsreisen sind Reisen zur Erweiterung der beruflich erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten, insbesondere Reisen zur Teilnahme an Tagungen, Seminaren u. ä..


Die Finanzierung einer Dienst- und Fortbildungsreise muss vor ihrem Antritt gesichert sein. Durch Bezeichnung der entsprechenden Kostenstelle /Kostenträger auf dem Antragsformular wird gleichzeitig erklärt, dass ausreichende Mittel für die beantragte Dienstreise zur Verfügung stehen. Ein entsprechender Kostenvoranschlag für Übernachtungskosten und Tagungsgebühren ist für die Genehmigung der Kostenerstattung anzugeben. Bei Tagungen und Kongressen ist die Einladung vom Veranstalter beizufügen.


Wenn Ihre beantragte Dienstreise durch den Kanzler / Präsidenten genehmigt wurde, erhalten Sie eine Mail über die Genehmigung sowie die Dienstreise-Nummer. Bitte beachten Sie ggfs. vorgenommene Änderungen im Reiseverlauf. Diese können Sie der Mail entnehmen. Das Original des Dienst- und Fortbildungsantrags verbleibt in im SG Personal.


Das Antragsformular finden Sie hier: Dienstreiseantrag

 

Reisekostenabrechnung

Nach der Dienstreise, beim Abrechnen Ihrer Kosten, sind der unterschriebenen Reisekostenabrechnung folgende Belege im Original beizufügen:

  • die Fahrkarten und sonstige Fahrkostenbelege,
  • Nebenkosten, z. B. Teilnehmergebühren, Eintrittskosten,
  • bei Bereitstellung von Drittmitteln ggf. der Finanzierungsplan und die Bestimmungen zur Berechnung der Reisekostenvergütung, so es abweichende Regelungen seitens des Fördermittelgeber gibt.

 

Bitte beachten Sie die Ausschlussfrist für die Geltendmachung von Ansprüchen aus der Dienstreise (§ 3 Abs. 1 BRKG). Die Frist beträgt sechs Monate nach Beendigung der Dienstreise. Wurde die Reise im Rahmen eines Drittmittelprojektes angetreten, gelten ggfs. andere Fristen. Bitte erkundigen Sie sich in diesem Fall bei ihrem zuständigen Bearbeiter der Drittmittel.

 

Das Abrechnungsformular finden Sie hier: Dienstreisekostenabrechnung

 

Reichen Sie Ihre Abrechnung, einschließlich sämtlicher Originalbelege, unter Angabe Ihrer Dienstreise-Nummer bitte beim SG Personal ein. Nach Abrechnung der Dienstreise erhalten Sie eine Mail über die anerkannten Kosten und den zur Zahlung angewiesenen Betrag.

 

Anspruch auf ReisekostenvergütungBereich öffnenBereich schließen

Die Reisekostenabrechnungen sind unter Beifügung aller erforderlichen Nachweise wie unten angeführt innerhalb eines halben Jahres (Ausschlussfrist nach § 3 Absatz 1 BRKG) nach dem Tag der Beendigung der Dienstreise /des Dienstganges dem SG Personal vorzulegen.  


Für eine schriftlich angeordnete oder genehmigte, unmittelbar bevorstehende Dienstreise kann auf Antrag eine Abschlagszahlung gewährt werden, wenn die voraussichtlichen Reisekosten 200,00 € übersteigen. Abschlagszahlungen sind unverzüglich nach Beendigung der Dienstreise abzurechnen.

Um zu vermeiden, dass Mittel des Reisekostentitels nicht ausgeschöpft werden bzw. der Reisekostentitel des neuen Jahres belastet wird, sollten die Reisekostenabrechnungen bis zum Haushaltsabschluss des laufenden Jahres eingereicht sein, gegebenenfalls kann ein Abschlag beantragt werden. Der Termin wird jedes Jahr durch die Haushaltsabteilung gesondert bekannt geben.

 

Wird eine Abschlagszahlung nicht innerhalb eines halben Jahres abgerechnet, ist der ausgezahlte Betrag zurückzuzahlen.

 

Fahrt- und FlugkostenerstattungBereich öffnenBereich schließen

Die Fahrt- und Flugkostenerstattung ist im § 4 BRKG geregelt. Im Folgenden sind die Inhalte zusammen gefasst.


Bahnfahrten: Bei Bahnfahrten werden max. die Kosten der 2. Wagenklasse erstattet.


BahnCard (BC): Die Kosten einer BahnCard werden erstattet, wenn die Nutzung gegenüber anderen Fahrpreisermäßigungen wirtschaftlicher ist und der Kauf daher aus dienstlichen Gründen erfolgt (BahnCard 2. Klasse).

Die Kosten einer nicht aus dienstlichen Gründen gekauften BahnCard können auf Antrag erstattet werden, wenn sie sich vollständig amortisiert haben; eine anteilige Erstattung ist ausgeschlossen.


Antrag auf Erstattung der BahnCard

 

Flugreisen: Flugkosten werden erstattet, wenn der Flug aus dienstlichen (beispielsweise terminbedingt, dienstlich bereitgestellte Flugkontingente) oder wirtschaftlichen Gründen (beispielsweise bei Flugzeugbenutzung geringere Reisekosten entstehen als bei Bahnfahrten oder ein Arbeitszeitgewinn von insgesamt mindestens einem ganzen Arbeitstag entsteht) geboten ist.

Die Erstattung der Flugkosten erfolgt nur bis zu den Kosten der Touristen- oder Economyklasse.

 

WegstreckenentschädigungBereich öffnenBereich schließen

Die Wegstreckenentschädigung ist im § 5 BRKG geregelt. 

 

Für Strecken, die mit einem Kraftfahrzeug (unabhängig von Art und Hubraum des Fahrzeuges) zurückgelegt werden, wird eine pauschale Wegstreckenentschädigung in Höhe von 0,20 Euro pro Kilometer, begrenzt auf einen Höchstbetrag von 130,00 Euro für die gesamte Dienstreise, gewährt. Mit dieser Wegstreckenentschädigung sind auch die Kosten für die Mitnahme weiterer Dienstreisender sowie die Mitnahme von dienstlichem und persönlichem Gepäck abgegolten.


Grundsätzlich können darüber hinaus Parkgebühren bis zu 5 Euro pro Tag erstattet werden. Die Erstattung höherer Parkgebühren ist in begründeten Ausnahmefällen möglich. Werden Strecken aus triftigem Grund in einem Mietwagen oder Taxi zurückgelegt, werden die entstandenen notwendigen Kosten erstattet.
 
Triftige Gründe für eine Taxibenutzung liegen insbesondere vor, wenn:

  • im Einzelfall dringende dienstliche Gründe vorliegen
  • zwingende persönliche Gründe vorliegen (z.B. Gesundheitszustand)
  • regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel nicht oder nicht zeitgerecht verkehren
  • Fahrten zwischen 23 und 6 Uhr das Benutzen dieses Beförderungsmittels für Zu- und Abgang zum Hauptverkehrsmittel, sowie Fahrten am Geschäftsort notwendig machen.


Ortsunkundigkeit und widrige Witterungsverhältnisse sind keine triftigen Gründe in diesem Sinne.
Liegen keine triftigen Gründe vor, richtet sich die Wegstreckenentschädigung nach § 5 Abs.1 BRKG, d.h. 20 Cent je gefahrenen Kilometer. In diesen Fällen ist die Angabe der im Taxi gefahrenen Kilometer in der Reisekostenrechnung erforderlich!

 

TagegeldBereich öffnenBereich schließen

Das Tagegeld ist ein pauschaler Ausgleich für Verpflegungsmehraufwendungen und ist im § 6 BRKG geregelt.

 

Die Höhe des Tagegeldes hängt von der notwendigen Dauer der Dienstreise ab. Die Dauer richtet sich grundsätzlich nach der Abreise und Ankunft von/an der Wohnung oder Dienststelle. Wohnung in diesem Sinne ist die Wohnung, von der aus regelmäßig der Dienst angetreten wird. Wird die Dienstreise an der Dienststätte angetreten oder beendet, so tritt diese an die Stelle der Wohnung. Zurzeit wird das Tagegeld für Inlandsdienstreisen wie folgt bestimmt:

 

  • Bei einer Abwesenheit von mindestens 8 Stunden erhalten Arbeitnehmer eine Pauschale von 12 EUR.
  • Bei einer Abwesenheit von 24 Stunden erhalten Arbeitnehmer eine Pauschale von 24 EUR.
  • Für An- und Abreisetage bei mehrtägigen Reisen mit Übernachtungen erhalten Arbeitnehmer eine Pauschale von 12 EUR unabhängig von der Abwesenheitsdauer.


Die Tagegelder für das Ausland variieren je nach Reiseland.
Dauert der Aufenthalt an demselben auswärtigen Geschäftsort länger als 14 Tage, so wird vom 15. Tage an ein um 50% ermäßigtes Tagegeld gezahlt.

 

Unentgeltlich bereitgestellte Verpflegung

Bei amtlich unentgeltlich bereitgestellten Mahlzeiten werden nach den Bestimmungen des BRKG folgende Beträge vom Tagegeld einbehalten:

 

  • a) für ein Frühstück 20% des vollen Tagegeldes =        4,80 € (Inland)
  • b) für ein Mittagessen 40% des vollen Tagegeldes =     9,60 € (Inland)
  • c) für ein Abendessen 40% des vollen Tagegeldes =     9,60 € (Inland)


Dies gilt ebenfalls für vollwertige Mahlzeiten, die in Fahrt- oder Flugkosten, in Übernachtungs- oder Nebenkosten (z.B. Konferenzgebühren, Teilnahmekosten, Seminargebühren etc.) enthalten sind.

 

ÜbernachtungsgeldBereich öffnenBereich schließen

Das Übernachtungsgeld ist im § 7 BRKG geregelt.


Für eine notwendige Übernachtung wird ein pauschales Übernachtungsgeld von zurzeit 20,00 Euro gewährt. Höhere Übernachtungskosten werden erstattet, soweit sie notwendig sind. Bei einer Übernachtung in einem Beförderungsmittel (z.B. Nachtfahrt mit Ihrem PKW oder mit der Bahn) entfällt der Anspruch auf Übernachtungsgeld ebenso wie bei Dienstreisen am oder zum Wohnort oder einem Zweitwohnsitz. Gleiches gilt, wenn über Nacht Dienst geleistet wurde.


Übernachtung im Hotel oder in einer Pension

Nachgewiesene Übernachtungskosten bis einem Preis von 60,00 Euro je Nacht (ohne Frühstück) sind ohne Begründung erstattungsfähig. Höhere Kosten werden erstattet, wenn die Höhe der Kosten bereits vor Reiseantritt als angemessen anerkannt wurde.

Bei gemeinsamer Übernachtung mehrerer Dienstreisender im Mehrbettzimmer, werden die Übernachtungskosten gleichmäßig aufgeteilt. Übernachten Dienstreisende mit nicht erstattungsberechtigten Personen in einem Zimmer, ist der Preis erstattungsfähig, der bei alleiniger Nutzung eines Zimmers zu zahlen wäre; ohne Nachweis werden die Kosten gleichmäßig nach Personen aufgeteilt.

 

Erstattung des Hotelfrühstücks

Wenn Übernachtungskosten die Kosten des Frühstücks einschließen (Inklusivpreis) werden die Frühstückskosten im Rahmen der Hotelkostenerstattung voll erstattet. Von dem zustehenden Tagegeld werden für das erhaltene Frühstück 20 % des Tagegeldes für einen vollen Kalendertag der Abwesenheit vom Dienst – bzw. Wohnort einbehalten (im Inland 20% von 24,00 € Tagegeld = 4,80 €). Ist ein Frühstück in den Übernachtungskosten nicht enthalten (Exklusivpreis), werden nur die reinen Übernachtungskosten erstattet. Die Kosten des Frühstücks müssen aus der Tagegeldpauschale bestritten werden. Frühstückskosten über 4,80 Euro können nur dann in tatsächlicher Höhe erstattet werden, wenn das Hotel vom Dienstherrn/ Arbeitgeber gebucht und dem/der Dienstreisenden zur Verfügung gestellt wurde (sog. Arbeitgeberveranlassung), oder wenn die Dienstreisenden von ihrem Arbeitgeber/Dienstherrn zur Selbstbuchung befugt wurden.

 

Als weitere Voraussetzung muss die Hotelrechnung zwingend auf den Arbeitgeber/ Dienstherrn ausgestellt worden sein.

 

Sonstige KostenBereich öffnenBereich schließen

Sonstige nachgewiesene und zur Erledigung des Dienstgeschäfts notwendige Auslagen werden als Nebenkosten erstattet und sind in § 10 BRKG geregelt.


Erstattungsfähige Nebenkosten sind beispielsweise:

  • dienstlich verursachte Eintrittsgelder (bspw. bei Messebesuch, Tagungen, Ausstellungen)
  • dienstliche Telefonate, Fax- oder Kopierkosten
  • Kosten der Gepäckversendung (dabei ist zu beachten, dass die Mitnahme von 15 kg Handgepäck auf der Dienstreise zugemutet werden kann), Gepäckaufbewahrung und -versicherung
  • Kosten für eine nicht im öffentlichen Dienst stehende Begleitperson schwerbehinderter Beschäftigter werden entsprechend dem BRKG erstattet, wenn die oder der schwerbehinderte Beschäftigte das Dienstgeschäft nur mit fremder Hilfe ausführen kann.
     

Nicht erstattungsfähige Nebenkosten sind u. a.:

  • Arzt- und Arzneimittelkosten
  • Reiseausstattung (z.B. Koffer, Taschen)
  • Reiseversicherungen (Reiseunfallversicherung, Reiserücktrittsversicherung, -haftpflichtversicherung, Auslandskrankenversicherung)
  • Auslagen für Kreditkarten (Jahresgebühr)
  • Kosten privater Telefonate, Portogebühren etc.
  • Stadtpläne
  • Reinigungskosten für Kleidung
  • private Zeitungen und Zeitschriften
  • Trinkgelder
  • Geldbußen

Verbindung von Dienstreisen mit privaten ReisenBereich öffnenBereich schließen

Die Verbindung von Diensteisen mit privaten Reisen ist in § 13 BRKG geregelt.

Werden Dienstreisen mit privaten Reisen verbunden, bemisst sich die Reisekostenvergütung so, als wäre nur die Dienstreise durchgeführt worden. Beträgt der private Anteil an der Reise mehr als fünf Arbeitstage, werden nur die zusätzlich für die Erledigung des Dienstgeschäftes entstehenden Kosten im Rahmen der Reisekostenvergütung berücksichtigt. Wenn das Dienstgeschäft während eines Urlaubs oder auf der Hin-/Rückreise zum/vom Urlaub zu erledigen ist, werden ebenfalls nur die zusätzlich entstehenden Reisekosten erstattet.

 

Kostenerstattung durch DritteBereich öffnenBereich schließen

Die Kostenerstattung durch Dritte ist im § 14 BRKG geregelt.

Werden bei angeordneten Dienstreisen Geldleistungen oder andere geldwerte Vorteile durch Dritte gewährt, so muss dies im Abrechnungsformular angegeben und die entsprechenden Belege und Unterlagen beigefügt werden. Als geldwerte Vorteile gelten z. B. Sachzuwendungen in Form von Flugscheinen und Fahrkarten, unentgeltliche Verpflegung und / oder Unterkunft etc.

 

DrittmittelBereich öffnenBereich schließen

Reisekosten, die aus Drittmitteln finanziert werden, werden, sofern die Bewilligung nichts anderes enthält, auf der Grundlage des BRKG erstattet.

AuslandsbelegeBereich öffnenBereich schließen

Wenn ihnen Kosten in einer ausländischen Währung entstanden sind, sind die Ausgaben der Auslandwährung in Euro umzurechnen und auf der Reisekostenabrechnung entsprechend anzugeben.


Bitte verwenden Sie für die Umrechnung den Währungsrechner OANDA.


Als Datum der Umrechnung nehmen Sie bitte den Tag, an dem Ihnen die Kosten entstanden sind. Die INTERBANKENRATE ist auf +/- 0% einzustellen.

 

FormulareBereich öffnenBereich schließen

Anita Reichelt, Melanie Brandt Anita Reichelt, Melanie Brandt

Anita Reichelt

Sachbearbeiterin Personal

Büro: Haus 13 Raum 134
Telefon: 03375 508 - 485
Mail: anita.reichelt(at)th-wildau.de

 

Melanie Philipp

Sachbearbeiterin Personal

Büro: Haus 13 Raum 134
Telefon: 03375 508 - 281
Mail: melanie.philipp(at)th-wildau.de