Dokumentenmanage- mentsystem (DMS)

Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Mit der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems stellt die Technische Hochschule Wildau die Weichen für die workflowbasierte Verwaltung von elektronischen Dokumenten und geht damit einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung. Schritt für Schritt betrachtet das Projektteam in einzelnen Phasen die bisherigen Prozesse, überdenkt diese und bildet sie nach einer Optimierung digital ab.

Seit dem Projektstart wurden in der ersten Phase die digitale Post- und Rechnungseingangsbearbeitung, ebenso wie das Vertragsmanagement in einer Testumgebung umgesetzt. Nach umfangreichen Testphasen konnten die bisherigen Lösungen weiter optimiert und damit effizienter gestaltet werden. Mittlerweile befinden sich der elektronische Posteingang sowie das Vertragsmanagement für die ersten Zielgruppen im produktiven Einsatz. Als nächste Schritte ist neben der Miteinbeziehung weiterer Zielgruppen in den produktiven Betrieb, auch die produktive Einführung der elektronischen Rechnungseingangsbearbeitung vorgesehen.

Die Umsetzung erfolgt durch die Zusammenarbeit eines hochschulinternen Projektteams und externen Partnern. Neben der Codia Software GmbH zählt zu diesen auch das Beratungsunternehmen advise+ GmbH. Darüber hinaus werden in den einzelnen Projektphasen noch weitere Hochschulmitarbeiter unterschiedlichster Organisationseinheiten involviert.

Perspektivisch ist es das Ziel, Schritt für Schritt den Großteil der Hochschulprozesse mit dem Dokumentenmanagementsystem zu digitalisieren. Neben der Verarbeitung von elektronsicher Eingangspost und elektronischen Rechnungen und der digitalen Vertragsverwaltung, sollen unter anderem der Beschaffungsprozess, die elektronischen Personal- & Studierendenakten, sowie diverse Formulare und Anträge innerhalb des Dokumentenmanagementsystems digital und Workflowbasiert abgebildet werden.

Bei Fragen zum Thema DMS wenden Sie sich bitte an den Projektleiter Hr. Heimer.

Dokumentationen, Lehrgangsmaterialien & FAQ´s

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Die Dokumentationen, Lehrgangsinhalte und unsere FAQs finden Sie im Organisationhandbuch der Technischen Hochschule Wildau, unter dem Punkt Dokumentenmanagement.

 


	Dipl.-Ing. Bernd Heimer

Ihr Ansprechpartner Projektleiter Dipl.-Ing. Bernd Heimer Dipl.-Ing. Bernd Heimer

Tel.: +49 3375 508 500
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