Dokumenten- managementsystem (DMS)

Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Produktiver arbeiten im papierlosen Büro

Rund zwei Stunden verbringen Mitarbeitende pro Tag damit Papier-Dokumente zu suchen, zu sortieren und abzuheften [1]. Das sind wöchentlich 10 Stunden, 25% der Arbeitszeit, die die Mitarbeitenden verlieren und effektiver nutzen könnten.

Mit der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems stellt die Technische Hochschule Wildau die Weichen für die workflowbasierte Verwaltung von elektronischen Dokumenten und geht damit einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung.

Das DMS ermöglicht ein effizienteres Arbeiten indem die Suche, Verwaltung, Erfassung und die Wiederauffindbarkeit von Dokumenten, Akten und Verträgen vereinfacht wird. Mithilfe eines DMS Scanners werden beim Einscannen von Dokumenten elektronische Akten erstellt, umso eine Archivierung und einen schnelleren Zugriff zu gewährleisten.

Hierbei stellt das Dokumentenmanagementsystem eine Vielzahl von Funktionalitäten bereit und vereinheitlicht durch eine Indexierung den Zugriff auf die Dokumente. Diese Dokumente sind auf Knopfdruck am Bildschirm verfügbar und mehrere Mitarbeiter können zeitgleich auf Dokumente zugreifen, einsehen oder. Darüber bearbeiten hinaus zeigt eine automatische Revisionierung jede Veränderung am Dokument auf und protokolliert die Zugriffe, sodass eine Integrität der Ablage garantiert wird.

Ziel

Schritt für Schritt den Großteil der Hochschulprozesse zu digitalisieren, das ist das Ziel des Dokumentenmanagementsystems. Neben der Verarbeitung von analoger und elektronischer Eingangspost sowie der digitalen Vertragsverwaltung, sollen unter anderem der Beschaffungsprozess, die elektronischen Personal- & Studierendenakten, sowie diverse Formulare und Anträge innerhalb des Dokumentenmanagementsystems digital und Workflowbasiert abgebildet werden.

Timeline

Die europaweite Ausschreibung des DMS-Anbieters fand im Juli 2017 wurde der DMS-Anbieter europaweit ausgeschrieben, wobei die codia Software GmbH (mittlerweile d.velop public sector) im September desselben Jahres den Zuschlag erhielt.

Im Januar 2018 fanden der erste Kick-Off Workshop sowie die Basisinstallation auf dem Testsystem statt. Ein Jahr später erfolgte die Installation der Basiskomponeten auf dem Produktivsystem.

 

Im nächsten Schritt werden nacheinander die zuvor definierten Schwerpunkte umgesetzt und in das DMS integriert.                 

AktenplanBereich öffnenBereich schließen

2018:

  • Erstellen eines Aktenplanentwurfs
  • Installation auf dem Testsystem

2019:

  • Umfangreiche Anpassung und Neustrukturierung des Aktenplans

2020:

  • Integration von Fallakten

PosteingangsbearbeitungBereich öffnenBereich schließen

Der erste Schwerpunkt, der umgesetzt wurde, war die Posteingangsbearbeitung. Diese umfasst das Vorsortieren der analogen Eingangspost, die Digitaliserung dieser durch Aufbringen von Barcodes und Einscannen, die Indexierung sowie die Verteilung der Post.

2018:

  • Prozessaufnahme sowie Konzepterstellung
  • Installation auf dem Testsystem und Durchführung von Tests
  • Ausarbeitung eines Lehrgangskonzepts durch das DMS-Team

2019:   

  • Überarbeitung des Konzepts auf Grundlage der 1. Testphase
  • Installation auf dem Produktivsystem

2021:   

  • Rektorat, Haushalt und HRZ erhielten Zugriff auf Testsystem
  • nach Abschluss der Testphase wurde System produktiv geschaltet

RechnungseingangsbearbeitungBereich öffnenBereich schließen

Den zweiten Schwerpunkt stellte die Rechnungseingangsbearbeitung dar. Diese umfasst die Umsetzung eines elektronischen Anordnungsprozesses

2018:

  • Prozessaufnahme
  • Erstellung von Testszenarien für den Rechnungsworkflow

 2019:

  • Anpassung des Workflows
  • Erarbeitung eines Umsatzkonzepts zum Einpflegen von Kostenstellenverantwortlichen und Vertretern
  • Installation auf dem Testsystem
  • Erarbeitung eines Umsatzkonzepts zur Legitimation und Unterschriftenprobe
  • Installation auf dem Produktivsystem

2020:

  • Testphase mit Mitarbeitenden aus dem Haushalt
  • Überarbeitung der Prozessbeschreibung
  • Erstellung einer Verfahrensdokumentation
  • Prüfung des Rechnungsfreizeichnungsprozesses durch einen Wirtschaftsprüfer

2021:

  • Überarbeitung der Verfahrensdokumentation

VertragsmanagementBereich öffnenBereich schließen

2018:

  • Installation auf dem Testsystem

2019: 

  • Zusammentragen von Vertragsarten
  • Durchführung einer ersten Testphase

2020:

  • Ausarbeitung von Anleitungen und Lehrgängen
  • Installation auf dem Produktivsystem
  • Durchführung einer zweiten Testphase und Optimierung des Prozesses

2021:

  • Erneute Anpassung des Prozesses
  • Installation des optimierten Prozesses auf dem Testsystem
  • Produktivschaltung

Webbasiertes FormularmanagementBereich öffnenBereich schließen

Das Ziel ist die Ablösung aller aktuell in Papierform vorliegenden Formulare an der TH Wildau.

2021:

  • Umsetzung einer digitalen Lösung zur Adress- und Kontenänderung mit Workflowanbindung auf dem Testsystem

Nächste Schritte

In Zukunft sollen nach und nach weitere Module in das DMS integriert werden.

So erfolgt Ende Juli 2021 die Aufnahme des Beschaffungs- und Dienstreiseprozesses, die durch die adviseplus GmbH begleitet wird. An diese Prozesse werden die vom Dienstleister d.velop public sector bereitgestellten Softwarelösungen angepasst, die zunächst auf dem Testsystem und nach Abschluss der Testphase und Optimierung auf dem Produktivsystem installiert werden. Im Zusammenhang damit wird das DMS-Team in Workshops mit dem Softwaredienstleister weitergebildet.

Des Weiteren sollen weitere Bereiche der Hochschule in den digitalen Posteingang eingebunden werden. Diese Bereiche sind unter anderem: Organisation & Controlling, Bauangelegenheiten und technischer Dienst sowie Personal.

Auch das Vertragsmanagement wird auf die Bereiche Rektorat, Haushalt sowie Bauangelegenheiten und technischer Dienst ausgeweitet.

Schließlich wurde das Gutachten des Wirtschaftsprüfers zum Rechnungsfreizeichnungsprozess beim Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kultur eingereicht. Nach erfolgreicher Freigabe, kann der Rechnungsfreizeichnungsworkflow produktiv geschaltet werden.

 

 

[1] Dies ergab eine Studie, die Statista im Auftrag von KYOCERA Document Solutions durchgeführt hat.

 

Ihre Ansprechpartner

Projektleiter

Bernd Heimer

E-Mail:

Telefon: +49 3375 508 500

 

DMS Administration

Sascha Kerber

E-Mail: sascha.kerber(at)th-wildau.de

Telefon: +49 3375 508 822

 

Marius Müller

E-Mail: marius.mueller(at)th-wildau.de

Telefon: +49 3375 508 811

 

Jarod Mann

E-Mail:

Telefon: +49 3375 508 802

 

Prozessaufnahme und Prozessmodellierung

Sebastian Christeleit

E-Mail: sebastian.christeleit(at)th-wildau.de

Telefon: +49 3375 508 804