Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Produktiver arbeiten im papierlosen Büro
Rund zwei Stunden verbringen Mitarbeitende pro Tag damit Papier-Dokumente zu suchen, zu sortieren und abzuheften [1]. Das sind wöchentlich 10 Stunden, 25% der Arbeitszeit, die die Mitarbeitenden verlieren und effektiver nutzen könnten.
Mit der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems stellt die Technische Hochschule Wildau die Weichen für die workflowbasierte Verwaltung von elektronischen Dokumenten und geht damit einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung.
Das DMS ermöglicht ein effizienteres Arbeiten indem die Suche, Verwaltung, Erfassung und die Wiederauffindbarkeit von Dokumenten, Akten und Verträgen vereinfacht wird. Mithilfe eines DMS Scanners werden beim Einscannen von Dokumenten elektronische Akten erstellt, umso eine Archivierung und einen schnelleren Zugriff zu gewährleisten.
Hierbei stellt das Dokumentenmanagementsystem eine Vielzahl von Funktionalitäten bereit und vereinheitlicht durch eine Indexierung den Zugriff auf die Dokumente. Diese Dokumente sind auf Knopfdruck am Bildschirm verfügbar und mehrere Mitarbeiter können zeitgleich auf Dokumente zugreifen, einsehen oder. Darüber bearbeiten hinaus zeigt eine automatische Revisionierung jede Veränderung am Dokument auf und protokolliert die Zugriffe, sodass eine Integrität der Ablage garantiert wird.
Ziel
Schritt für Schritt den Großteil der Hochschulprozesse zu digitalisieren, das ist das Ziel des Dokumentenmanagementsystems. Neben der Verarbeitung von analoger und elektronischer Eingangspost sowie der digitalen Vertragsverwaltung, sollen unter anderem der Beschaffungsprozess, die elektronischen Personal- & Studierendenakten, sowie diverse Formulare und Anträge innerhalb des Dokumentenmanagementsystems digital und Workflowbasiert abgebildet werden.
Timeline
Die europaweite Ausschreibung des DMS-Anbieters fand im Juli 2017 wurde der DMS-Anbieter europaweit ausgeschrieben, wobei die codia Software GmbH (mittlerweile d.velop public sector) im September desselben Jahres den Zuschlag erhielt.
Im Januar 2018 fanden der erste Kick-Off Workshop sowie die Basisinstallation auf dem Testsystem statt. Ein Jahr später erfolgte die Installation der Basiskomponeten auf dem Produktivsystem.
Im nächsten Schritt werden nacheinander die zuvor definierten Schwerpunkte umgesetzt und in das DMS integriert.
AktenplanBereich öffnenBereich schließen
2018:
- Erstellen eines Aktenplanentwurfs
- Installation auf dem Testsystem
2019:
- Umfangreiche Anpassung und Neustrukturierung des Aktenplans
2020:
- Integration von Fallakten
2021:
- Weiterentwicklung des Aktenplans mit Verortung der Dokumente der Hochschuleitung
- Ausrichtung auf einen prozessorientierten Aktenplan
- Mitwirkung an der AG Aktenplan des ZDT DMS Projektes
2022:
- Umstellung auf die neuste Aktenplanversion
- Weiterentwicklung des Aktenplans
- stetiger Kompetenzaufbau zur digitalen Archivierung
- Implementierung Fallaktenverortung
BeschaffungBereich öffnenBereich schließen
2021:
- Prozessaufnahme sowie Konzepterstellung
- Installation der ersten Teststellung
- Start der ersten Testiteration
2022:
- Abbildung der Beschaffungsarten als eigene Workflows: Kleinauftrag, Vergabeverfahren bis 10.000€, Vergabeverfahren ab 10.000€, Abruf aus Rahmenverträgen
- Weiterführung der Testiterationen
- stetige Weiterentwicklung der Teststellung auf Basis der gesammelten Erkenntnisse aus den Testiterationen
- Überarbeitung des SOLL-Konzeptes
2023:
- Präzisierung der Vergabeverfahren bis 10.000€ und ab 10.000€
- Weiterführung der Testiterationen
- Probe-Echt-Betrieb ab Mai 2023 für die Vergabeverfahren bis 10.000€ und ab 10.000€ (verzögert)
- stetige Überarbeitung des SOLL-Konzeptes
- Umstellung der Workflows auf die Aufgaben-App im Testsystem
- Umsetzung der Anpassungsbedarfe aus den Testiterationen
DienstreiseBereich öffnenBereich schließen
2021:
- Prozessaufnahme sowie Konzepterstellung
- Installation der Teststellung
- Start der Testiterationen
- Weiterentwicklung der Teststellung
2022:
- Weiterführung der Testiterationen
- stetige Weiterentwicklung der Teststellung auf Basis der gesammelten Erkenntnisse aus den Testiterationen
- Implementierung im Produktivsystem
- stetige Überarbeitung des SOLL-Konzeptes
- Start der digitalen Dienstreiseantragstellung und -abrechnung
2023:
- Bug-Fixing
- Umstellung des Workflows auf die Aufgaben-App im Testsystem
- Vorbereitung der Umstellung des Workflows auf die Aufgaben-App im Produktivsystem
PosteingangsbearbeitungBereich öffnenBereich schließen
Der erste Schwerpunkt, der umgesetzt wurde, war die Posteingangsbearbeitung. Diese umfasst das Vorsortieren der analogen Eingangspost, die Digitaliserung dieser durch Aufbringen von Barcodes und Einscannen, die Indexierung sowie die Verteilung der Post.
2018:
- Prozessaufnahme sowie Konzepterstellung
- Installation auf dem Testsystem und Durchführung von Tests
- Ausarbeitung eines Lehrgangskonzepts durch das DMS-Team
2019:
- Überarbeitung des Konzepts auf Grundlage der 1. Testphase
- Installation auf dem Produktivsystem
2021:
- Rektorat, Haushalt und HRZ erhielten Zugriff auf Testsystem
- nach Abschluss der Testphase wurde System produktiv geschaltet
2022:
- Ausweitung des des Posteingangs auf die Bereiche:
- Zentrum für Forschung und Transfer
- SG Bauangelengenheiten- & technische Dienste
- Start der Einführungsgespräche und Dokumentenaufnahme mit den Bereichen:
- SG Personal
- SG Origanisation & Controlling
2023:
- Installation des Nachfolgeproduktes d.velop Posteingangsbearbeitung auf dem Testsystem
- Durchführung von Testiterationen
- Vorbereitung des Wechsels auf die d.velop Posteingangsbearbeitung auf dem Produktivsystem
RechnungseingangsbearbeitungBereich öffnenBereich schließen
Den zweiten Schwerpunkt stellte die Rechnungseingangsbearbeitung dar. Diese umfasst die Umsetzung eines elektronischen Anordnungsprozesses
2018:
- Prozessaufnahme
- Erstellung von Testszenarien für den Rechnungsworkflow
2019:
- Anpassung des Workflows
- Erarbeitung eines Umsatzkonzepts zum Einpflegen von Kostenstellenverantwortlichen und Vertretern
- Installation auf dem Testsystem
- Erarbeitung eines Umsatzkonzepts zur Legitimation und Unterschriftenprobe
- Installation auf dem Produktivsystem
2020:
- Testphase mit Mitarbeitenden aus dem Haushalt
- Überarbeitung der Prozessbeschreibung
- Erstellung einer Verfahrensdokumentation
- Prüfung des Rechnungsfreizeichnungsprozesses durch einen Wirtschaftsprüfer
2021:
- Überarbeitung und Fertigstellung der Verfahrensdokumentation
- Einreichung der Verfahrendokumentation beim MWFK zur Freigabe des digitalen Anordnungsprozesses
- Weiterführung der Testiterationen
2022:
- Verfahrensfreigabe durch das MWFK im Rahmen eines Probe-Echt-Betriebes
- Start der Verarbeitung von Rechnungen im Produktivsystem
- Weiterführung der Testiterationen insbesondere auf besondere Buchungsverfahren
- Anpassen und Erweiterung der Workflowmasken
- Anbindung der Landesschnittstelle zur automatisierten Abholung und Weiterverarbeitung von xRechungen im Testsystem
2023:
- Weiterführung der Testiterationen insbesondere auf besondere Buchungsverfahren
- Anpassen und Erweiterung der Workflowmasken
- Entwicklung eines Workflows für die gesonderte Verarbeitung von Rechnungen mit besonders hohem Aufkommen
- Anbindung der Landesschnittstelle zur automatisierten Abholung und Weiterverarbeitung von xRechungen im Produktivsystem
VertragsmanagementBereich öffnenBereich schließen
2018:
- Installation auf dem Testsystem
2019:
- Zusammentragen von Vertragsarten
- Durchführung einer ersten Testphase
2020:
- Ausarbeitung von Anleitungen und Lehrgängen
- Installation auf dem Produktivsystem
- Durchführung einer zweiten Testphase und Optimierung des Prozesse
2021:
- Erneute Anpassung des Prozesses
- Installation des optimierten Prozesses auf dem Testsystem
- Produktivschaltung
2022:
- Produktive Bereiche:
- Hochschulrechenzentrum, Bauangelengenheiten- & technsiche Dienste, Zentrum für Forschung & Transfer, Rektorat, Haushalt & Beschaffungswesen, Justiziariat
Webbasiertes FormularmanagementBereich öffnenBereich schließen
Das Ziel ist die Ablösung aller aktuell in Papierform vorliegenden Formulare an der TH Wildau.
2021:
- Umsetzung einer digitalen Lösung zur Adress- und Kontenänderung sowie zur Beantragung von Sonderurlaub, Bildungsurlaub und zur Genehmigung einer Nebentätigkeit mit Workflowanbindung auf dem Testsystem
2022:
- Prozessaufnahmen mit Verfahrensverantwortlichen
- Start Testiterationen im Testsystem
- Vorstellung der aktuellen Entwicklungsstände bei den Verfahrensverantwortlichen
- Umstellung der digitalen Formulare auf den d.velop Verfügungsworkflow
2023:
- Einführung des neuen Tools für Formular- und Workflowentwicklung, d.velop Process Studio im Testsystem
- Start der Umstellung erster Workflows von d.ecs forms auf das d.velop Process Studio
Nächste Schritte
Nächste SchritteBereich öffnenBereich schließen
2023/24:
- Ausweitung des Probe-Echt-Betriebs der eRechnungsverarbeitung
- Einführung der digitalen Bewerber und Studierendenakten
- Start des Probe-Echt-Betriebs der eBeschaffung
- Umsetzung hausinterner spezifischer Workflows mit Formularen
- Ablösung der Postkörbe durch Aufgaben App
- Inbetriebnahme des Dienstes d.velop sign
- Anbindung des DMS an ein Facility-Managementsystem
[1] Dies ergab eine Studie, die Statista im Auftrag von KYOCERA Document Solutions durchgeführt hat.