OPAC Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung

Betrifft den Bibliotheks-OPAC InfoGuide opac.th-wildau.de/InfoGuideClient.btwsis/start.do

(nachfolgend Opac/InfoGuide genannt)

1. Allgemeine Hinweise

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein Anliegen. Wir verarbeiten nur die personenbezogenen Daten, die für den Betrieb der Hochschulbibliothek dringend notwendig sind und halten uns strikt an die datenschutzrechtlichen Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Landesdatenschutzgesetzes Brandenburg (BdgDSG). In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die wichtigsten Aspekte der bibliotheksinternen personenbezogenen Datenverarbeitung und klären Sie über Ihre Rechte als von der Datenverarbeitung betroffene Person auf.

Auskunft zu diesbezüglichen Fragen geben Ihnen folgende Personen:

Leiter der Hochschulbibliothek
Dr. Frank Seeliger

Telefon: 03375 / 508 –155

E-Mail: frank.seeliger[at]th-wildau.de

 

2. Welche Daten speichern wir?

Datenerfassung

Zur Abwicklung der bibliothekarischen Prozesse wie Ausleihen, Vormerkungen, Verlängerungen, Fernleihen, Medienbestellungen u.a. speichern wir maximal folgende personenbezogene Daten:

  • Benutzernummer
  • Benutzergruppe
  • Name und Vorname
  • Adresse
  • Geburtsdatum (zur eindeutigen Identifikation)
  • Fakultät
  • OpacPin (verschlüsselt)
  • Telefon-Nr.
  • Email-Adressen
  • Datum Aufnahme
  • Benutzer Gebührenstand

Diese Benutzerdaten werden nach 400 Tagen automatisch gelöscht, wenn in diesem Zeitraum keine bibliothekarischen Vorgänge bearbeitet wurden und keine weiteren offenen Verbindlichkeiten (Ausleihen oder Gebühren) angefallen sind. Abgearbeitete Vorgänge wie z.B. zurückgegebene Ausleihen werden nicht gespeichert.

Die o.g. Daten werden auch für Benutzerbenachrichtigung über bibliothekarische Vorgänge und Nachrichten mittels Email genutzt.

Datenprotokollierung

Bei der Nutzung von digitalen Bibliotheksangeboten, die auf eigenen bibliothekarischen Plattformen basieren, werden Daten protokolliert, die zum großen Teil nicht personenbezogen sind, wie z.B. Suchanfragen, Trefferanzahlen und Antwortzeiten. Diese Daten werden zur Erhebung der Bibliotheksstatistik benötigt und jährlich gelöscht.
Die im Rahmen der Nutzung von Opac/InfoGuide für die Funktionsfähigkeit notwendigen Cookies werden nach der Beendigung der Recherchesession automatisch gelöscht.
IP-Adressen, die auf der Betriebssystemebene (Apache; Tomcat) gespeichert werden, werden nach 7 Tagen gelöscht.

Über das Bibliotheksangebot der Hochschukönnen Sie auf zahlreiche elektronische Medien zugreifen, die auf Plattformen dritter Anbieter gespeichert sind. Dazu gehören z.B. EbookCentral (ein Angebot von ProQuest), diverse Literaturdatenbanken und Verlagsplattformen mit Zugang zu elektronischen Zeitschriften und Büchern. Alle Anbieter unterliegen der DSGVO. Bitte informieren Sie sich genau, welche Daten diese Drittanbieter speichern und verarbeiten.
 

3. Datenaustausch und Auftragsverarbeitung

Das Bibliotheksmanagementsystem der Technischen Hochschule Wildau [FH] wird mit den erfassten personenbezogenen Daten vom Bayerischen Bibliotheksverbund (BVB) gehostet. Dieser unterliegt der DSGVO. Der für den Betrieb des Bibliothekssystems notwendige Datentransfer erfolgt verschlüsselt über SSH und stunnel. Im Rahmen der Fernleihe arbeitet die Hochschulbibliothek mit dem Kooperativen Bibliotheksverbund Berlin-Brandenburg und anderen Bibliotheksverbünden zusammen. Für die notwendige bibliothekarische Datenverarbeitung werden nur die Benutzernummern als personenbezogene Daten verschlüsselt weitergereicht. Nachdem die bibliothekarischen Vorgänge abgearbeitet sind, werden diese Daten automatisch gelöscht.

 

3.1 Datenaustausch intern mit der Abteilung Studentische Angelegenheiten

Um eine niedrigschwellige Anmeldung der Erstsemester für die Bibliotheksnutzung zu erreichen, werden folgende personenbezogene Daten aus dem HIS in das Bibliothekssystem überspielt:

  • Name und Vorname
  • Adresse
  • Geburtsdatum (zur Identifikation)
  • Martrikel-Nr.
  • Telefon-Nr.
  • Email-Adresse

Diese Daten werden bei der persönlichen Bibliotheksanmeldung geprüft und ergänzt.

 

3.2 Datenaustausch mit dem Studierendenwerk

Für den Bezahlvorgang von offenen Bibliotheksgebühren auf elektronischem Weg werden folgende Daten zwischen dem Bibliothekssystem und dem Studierendenwerk (Abrechnungssystem des Bezahlautomaten und der elektronische Kasse in der Bibliothek läuft über das Studierendenwerk) verschlüsselt (SSH) ausgetauscht:

  • Benutzernummer
  • Name und Vorname

Das Studierendenwerk unterliegt ebenfalls dem Rechtsrahmen der DSGVO.
 

4. Kontaktformulare

Über OPAC/InfoGuide haben Sie die Möglichkeit, mittels verschiedener Online-Formulare (Online-Anmeldung, Verlängerungswunsch, Fernleihe, Neuerwerbungsvorschlag, Frage an die Bibliothek) mit uns in Kontakt zu treten. Die im CMS-System der Webseite gespeicherten personenbezogenen Daten umfassen folgende Angaben:

  • Benutzergruppe
  • Name und Vorname
  • Adresse
  • Geburtsdatum (zur eindeutigen Identifikation)
  • Email-Adresse
  • Fernleih-Bestellnummer
  • Fernleih-Fälligkeitsdatum

Bei der Online-Anmeldung werden die Daten in das Bibliothekssystem übertragen und nach Beendigung des Vorganges werden die vom CMS generierten Mails gelöscht. Diese Verfahrensweise trifft auch auf die Fernleihverlängerung zu. Generierte Mails der Formulare „Anschaffungswunsch“ und „Frage an die Bibliothek“ werden einmal im Jahr zum Jahresende gelöscht.

Die Daten der Kontaktformulare, die im CMS der Webseite gespeichert sind, werden jeweils zum Ende des Kalenderjahres gelöscht.

5. Rechte

Sie haben nach der DSGVO das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung Ihrer Daten. Weiterhin können Sie jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund eines berechtigten Interesses erhoben und verarbeitet werden, Widerspruch einlegen. Sie haben zudem das Recht, sich im Konfliktfall an eine Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu wenden.