TH-Wildau
Beschaffung - Vorlagen und Hilfestellungen
Beschaffungsantrag

Beschaffung - Vorlagen und Hilfestellungen

Hier finden Sie Vorlagen und Muster als Hilfestellung für die Beantragung und Durchführung von Beschaffungsmaßnahmen.

  1. Sie sind hier:
  2. Hochschule
  4. Organisation und Struktur
  6. Hochschulverwaltung
  8. Personal, Haushalt und Controlling
  10. Haushalts- und Beschaffungswesen
  12. Beschaffung
  14. Beschaffung - Vorlagen und Hilfestellungen

Vorlagen und Hilfestellungen

Leitfaden für die Beantragung von Liefer- und DienstleistungenBereich öffnenBereich schließen

Die nachfolgenden Merkblätter skizzieren den Ablauf einer Beschaffung, inkl. der Darstellung der einzelnen Arbeitsschritte und Verantwortlichkeiten und geben einen Überblick darüber, welche Unterlagen im Beschaffungsprozess benötigt werden:

 

BESCHAFFUNGSANTRAG

Die Beantragung von Liefer- und Dienstleistungen erfolgt über das Dokumentenmanagementsystem (DMS) der TH Wildau. Bitte rufen Sie als Antragstellerin oder Antragsteller den Link dms.th-wildau.de auf und melden Sie sich mit Ihren Hochschulaccount im DMS an. Sie werden nun auf den Startbildschirm des DMS weitergeleitet, wo Sie die Kachel "Prozesse" finden. Bitte klicken Sie auf die entsprechende Kachel und dann auf den Reiter Beschaffungsantrag. Vor dort aus können Sie einen der folgenden Workflows starten. Bitte fühlen Sie nach Start des Workflows die geforderten Angaben im Webformular vollständig aus und laden die zur Bearbeitung benötigten Unterlagen hoch. Der Vorgang wird über die Schaltfläche ,,Beschaffungsantrag absenden" eingereicht. Die Beteilung von notwendigen Akteuren (z.B. zur Budgehtfreigabe, Kontierung oder Genehmigung) erfolgt automatisch im weiteren Workfowverlauf. Das Merkblatt - Unterlagen im Beschaffungsprozess gibt Überblick, welche Unterlagen im jeweiligen Workflow zur Bearbeitung benötigt werden.

 

  • Kleinauftrag (gilt ausschließlich zur Beschaffung von Verbrauchsmaterialien und geringwertigen Wirtschaftsgütern bis 250 €/Stück. Der maximale Auftragswert ist auf 1.000 € begrenzt)
  • Vergabeverfahren bis 10.000 € (gilt für alle Beschaffungsmaßnahmen mit einen voraussichtlichen Auftragswert von maximal 10.000 €)
  • Vergabeverfahren über 10.000 € (gilt für alle Beschaffungsmaßnahmen mit einen voraussichtlichen Auftragswert über 10.000 €)

 

Je nach Art der beantragten Leistung erfolgt die Beteiligung von Dritten automatisch im Workflow der jeweiligen Beschaffungsmaßnahmen. 

  • Hochschulrechenzentrum (DV-Anlagen, Netzwerktechnik, Hard- und Software, IT-Dienstleistungen). Die Weiterleitung des Beschaffungsantrags an das HRZ erfolgt durch die Vergabestelle.
  • Datenschutz (Software/Lizenzen und andere Leistungen bei denen personenbezogene Daten durch Dritte verarbeitet/gespeichert werden)
  • SG Bauangelegenheiten und Technischer Dienst (Güter, deren Nutzung von baulichen oder technischen Veränderungen abhängen, Möbel)
  • Arbeitssicherheit (u.a. Beschaffungen im Rahmen der Gefahrenstoffverordnung)
  • Marketingkommunikation (u.a. Drucksachen, Werbemittel)
  • Laserschutzbeauftrage (u.a. Beschaffungen im Zusammenhang mit künstlicher oder optischer Strahlung (z.B. Glaslaser, Festkörperlaser oder Laserpointer))

 

ABRUFSCHEIN FÜR BÜROVERBRAUCHSMATERIAL

Für die Beschaffung von Büroverbrauchsmaterial bis zu 500 € (einschließlich Tinte/Toner) nutzen Sie bitte einen Abrufschein für Büroverbrauchsmaterial. Für größere Bestellmengen starten Sie bitte den den Workflow Vergabeverfahren bis 10.000 €

Über den Abrufschein können alle Produkte bezogen werden, die Bestandteil unserer Rahmenverträge für Büroverbrauchsmaterial sind. 

 

SONSTIGE ABRUFE AUS RAHMENVERTRÄGEN

Sollte die von Ihnen zu beantragende Leistung Bestandteil eines Rahmenvertrages der Hochschule sein (ausgenommen Büroverbrauchsmaterial), so genügt es, wenn Sie den Workflow Vergabeverfahren bis 10.000 € starten und sich dann auf den entsprechenden Rahmenvertrag beziehen.

 

LITERATURBESCHAFFUNG

Die Beschaffung von Literatur erfolgt in der Regel über die Hochschulbibliothek. Hierzu senden Sie bitte eine formlose E-Mail an erwerbung(at)th-wildau.de.

BewirtungskostenrichtlinieBereich öffnenBereich schließen

Bei Repränsentationen oder Bewirtungsleistungen sind die Vorgaben der folgenden Richtlinie zu berücksichtigen. Bitte beachten Sie, dass es in diesen Fall separate Antrags- und Abrechnungsformulare gibt, welche unter folgendem Link abrufbar sind:

Vorlagen für AngebotsanfragenBereich öffnenBereich schließen

Die folgenden Vorlagen dienen als Grundlage für die Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes im Rahmen der Verhandlungsvergabe bis zu einem voraussichtlichen Auftragswert von max. 10.000,00 EUR:

Die anzupassenden Felder / Textstellen sind kenntlich gemacht und müssen durch die Bedarfsstelle vor dem Versand zum möglichen Bieter angepasst werden.

Ab einem voraussichtlichen Auftragswert von 5.000,00 EUR (netto) sind der Anfrage folgende Dokumente beizufügen:

Die fertiggestellten Unterlagen sind als PDF/A-Datei zu übermitteln.

PräqualifizierungsdatenbankBereich öffnenBereich schließen

Die Präqualifizierungsdatenbank für den Liefer- und Dienstleistungsbereich kann Ihnen bei der Suche nach geeigneten Unternehmen helfen und lässt sich unter folgenden Link aufrufen. Die darin enthalten Firmen haben Ihre Eignung im Rahmen der Bietererklärung bereits nachgewiesen und verfügen über ein entsprechendes Zertifikat was als Ersatz für die Bietererklärung eingereicht werden kann.

AusnahmetatbestandBereich öffnenBereich schließen

Sollte objektiv und nachweisbar nur ein Unternehmen für die Leistungserbringung in Fragen kommen, dann beachten Sie bitte die Hinweise im nachfolgenden Leitfaden.

Nachhaltige BeschaffungBereich öffnenBereich schließen

Das Vergaberecht ermöglicht es Öffentlichen Auftraggebern bei der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen soziale und umweltbezogene Aspekte zu berücksichtigen. Über folgende Links finden Sie entsprechende Leitfäden, u.a. von der Kompetenzstelle für nachhaltige Beschaffung (KNB), des Umweltbundesamtes sowie der Europäischen Kommision:

 

WirtschaftlichkeitsuntersuchungenBereich öffnenBereich schließen

Gemäß § 7 Absatz 2 Satz 1 LHO sind für finanzwirksame (Beschaffungs-)Maßnahmen angemessene Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen durchzuführen. Die im Amtsblatt vom 14.10.2015 veröffentlichte Arbeitsanleitung Einführung in die Wirtschaftlichkeitsuntersuchung liefert hierzu weiterführende Informationen und zeigt die wesentlichen Arbeitsschritte zum Erstellen einer deratigen Untersuchung auf.

KostenstellenverzeichnisBereich öffnenBereich schließen

Eine Übersicht über die Kostenstellen der Hochschule finden Sie auf den Seitens des Sachgebietes Organisation & Controlling.

BauangelegenheitenBereich öffnenBereich schließen

Die Bauftragung von Bauleistungen erfolgt nicht durch die Vergabestelle. Bitte wenden Sie sich in diesem Fall an das SG Bauangelegenheiten und Technischer Dienst.