Beschaffung - Vorlagen und Hilfestellungen

Hier finden Sie Vorlagen und Muster als Hilfestellung für die Beantragung und Durchführung von Beschaffungsmaßnahmen.

Vorlagen und Hilfestellungen

Hinweise für die Beantragung von Liefer- und Dienstleistungen_{Bereich öffnen}_{Bereich schließen}

Die Beantragung von Liefer- und Dienstleistungen erfolgt über das Dokumentenmanagementsystem (DMS) der TH Wildau. Bitte rufen Sie als Antragstellerin oder Antragsteller den Link dms.th-wildau.de auf und melden Sie sich mit Ihren Hochschulaccount im DMS an. Sie werden nun auf den Startbildschirm des DMS weitergeleitet, wo Sie die Kachel "Prozesse" finden. Bitte klicken Sie auf die entsprechende Kachel und dann auf den Reiter Beschaffungsantrag. Vor dort aus können Sie einen der folgenden Workflows starten. Bitte füllen Sie nach Start des Workflows die geforderten Angaben im Webformular vollständig aus und laden die zur Bearbeitung benötigten Unterlagen hoch. Der Vorgang wird über die Schaltfläche ,,Beschaffungsantrag absenden" eingereicht. Die Beteiligung aller notwendigen Akteuren (z.B. zur Budgetfreigabe, Kontierung oder Genehmigung) erfolgt im weiteren Workflowverlauf.

Kleinauftrag (gilt ausschließlich zur Beschaffung von Verbrauchsmaterialien und geringwertigen Wirtschaftsgütern bis 250 €/Stück. Der maximale Auftragswert ist auf 5.000 € begrenzt)
Dirketauftrag bis 5.000 € (gilt für alle Beschaffungsmaßnahmen mit einen voraussichtlichen Auftragswert von maximal 5.000 €)
Vergabeverfahren (gilt für alle Beschaffungsmaßnahmen mit einen voraussichtlichen Auftragswert über 5.000 €)

Das Merkblatt - Unterlagen im Beschaffungsprozess gibt antragstellenden Personen einen schnellen Überblick, welche Unterlagen mit Start des gewählten Workflows einzureichen sind. Auf Grund von vergaberechtlichen Neuregelungen gibt es bei der Finanzierung von Beschaffungsmaßnahmen aus Drittmitteln abweichende Sachverhalte zu berücksichtigen. Die Darstellung der benötigten Unterlagen erfolgt deshalb der Einfachheit halber in zwei Merkblättern. Bitte wählen Sie das zutreffende Merkblatt aus. Haushaltsmittel, Fachbereichsmittel und Berufsmittel gehören zu den Landesmitteln.

Je nach Art der beantragten Leistung ist die Beteiligung von Dritten im Beschaffungsprozes notwendig. Sofern zutreffend kreuzt die antragstellende Person im Webformular des Beschaffungsantrags unter der gleichnamigen Überschrift das entsprechende Feld an. Die Beiteiligung erfolgt innerhalb der Workflow durch die Bereitstellung der eingereichten Unterlagen und Informationen.

Hochschulrechenzentrum (DV-Anlagen, Netzwerktechnik, Hard- und Software, IT-Dienstleistungen)
Datenschutz (Software/Lizenzen und andere Leistungen bei denen personenbezogene Daten durch Dritte verarbeitet/gespeichert werden)
SG Bauangelegenheiten und Technischer Dienst (Güter, deren Nutzung von baulichen oder technischen Veränderungen abhängen, Möbel)
Arbeitssicherheit (u.a. Beschaffungen im Rahmen der Gefahrenstoffverordnung)
Marketingkommunikation (u.a. Drucksachen, Werbemittel, grafische Leistungen)
Laserschutzbeauftrage (u.a. Beschaffungen im Zusammenhang mit künstlicher oder optischer Strahlung (z.B. Glaslaser, Festkörperlaser oder Laserpointer))
Dekanat WIR (Beschaffung soll aus Mitteln des Fachbereichs WIR erfolgen)
Dekanat INW (Beschaffung soll aus Mittel des Fachbereichs INW erfolgen)

ABRUFSCHEIN FÜR BÜROVERBRAUCHSMATERIAL

Für die Beschaffung von Büroverbrauchsmaterial (einschließlich Tinte/Toner) nutzen Sie bitte den Abrufschein für Büroverbrauchsmaterial. Dieser kann über den Worklfow Direktauftrag bis 5.000 € im DMS als Anlage eingereicht werden. Über den Abrufschein können alle Produkte bezogen werden, die Bestandteil unserer Rahmenverträge für Büroverbrauchsmaterial sind. Alternativ können Sie auch einen Termin mit der Vergabestelle zur Herausgabe von Büroverbrauchsmaterial aus unseren Lagerbestand vereinbaren. Bitte bringen Sie in diesen Fall den ausgedruckten Abrufschein mit zum Termin.

SONSTIGE ABRUFE AUS RAHMENVERTRÄGEN

Sollte die von Ihnen zu beantragende Leistung Bestandteil eines Rahmenvertrages der Hochschule sein (ausgenommen Büroverbrauchsmaterial), so genügt es, wenn Sie den Workflow Direktauftrag bis 5.000 € starten und sich dann auf den entsprechenden Rahmenvertrag beziehen. Es brauch in diesen Fall kein Nachweise zur Beachung der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit eingereicht werden. Bei größen Abrufen verwenden Sie bitte den Workflow Vergabeverfahren.

LITERATURBESCHAFFUNG

Die Beschaffung von Literatur erfolgt in der Regel über die Hochschulbibliothek. Hierzu senden Sie bitte eine formlose E-Mail an erwerbung(at)th-wildau.de.

Bewirtungskostenrichtlinie_{Bereich öffnen}_{Bereich schließen}

Bei Repränsentationen oder Bewirtungsleistungen sind die Vorgaben der folgenden Richtlinie zu berücksichtigen. Bitte beachten Sie, dass es in diesen Fall separate Antrags- und Abrechnungsformulare gibt, welche unter folgendem Link abrufbar sind:

Richtlinie zur Finanzierung von Repräsentations- und Bewirtungskosten (Bewirtungskostenrichtlinie) der Technischen Hochschule Wildau vom 14.10.2024

Vorlagen für Angebotsanfragen_{Bereich öffnen}_{Bereich schließen}

Die folgenden Vorlagen dienen als Grundlage für die Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes im Rahmen der Verhandlungsvergabe bis zu einem voraussichtlichen Auftragswert von max. 10.000,00 EUR:

Aufforderung zur Angebotsabgabe

Die anzupassenden Felder / Textstellen sind kenntlich gemacht und müssen durch die Bedarfsstelle vor dem Versand zum möglichen Bieter angepasst werden.

Ab einem voraussichtlichen Auftragswert von 5.000,00 EUR (netto) sind der Anfrage folgende Dokumente beizufügen:

Eigenerklärung Bieter

Die fertiggestellten Unterlagen sind als PDF/A-Datei zu übermitteln.

Präqualifizierungsdatenbank_{Bereich öffnen}_{Bereich schließen}

Die Präqualifizierungsdatenbank für den Liefer- und Dienstleistungsbereich kann Ihnen bei der Suche nach geeigneten Unternehmen helfen und lässt sich unter folgenden Link aufrufen. Die darin enthalten Firmen haben Ihre Eignung im Rahmen der Bietererklärung bereits nachgewiesen und verfügen über ein entsprechendes Zertifikat was als Ersatz für die Bietererklärung eingereicht werden kann.

Präqualifizierungsdatenbank

Ausnahmetatbestand_{Bereich öffnen}_{Bereich schließen}

Sollte objektiv und nachweisbar nur ein Unternehmen für die Leistungserbringung in Fragen kommen, dann beachten Sie bitte die Hinweise im nachfolgenden Leitfaden.

Liefer- und Dienstleistungen ohne Bieterwettbewerb

Nachhaltige Beschaffung_{Bereich öffnen}_{Bereich schließen}

Das Vergaberecht ermöglicht es Öffentlichen Auftraggebern bei der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen soziale und umweltbezogene Aspekte zu berücksichtigen. Über folgende Links finden Sie entsprechende Leitfäden, u.a. von der Kompetenzstelle für nachhaltige Beschaffung (KNB), des Umweltbundesamtes sowie der Europäischen Kommision:

Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen_{Bereich öffnen}_{Bereich schließen}

Gemäß § 7 Absatz 2 Satz 1 LHO sind für finanzwirksame (Beschaffungs-)Maßnahmen angemessene Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen durchzuführen. Die im Amtsblatt vom 14.10.2015 veröffentlichte Arbeitsanleitung Einführung in die Wirtschaftlichkeitsuntersuchung liefert hierzu weiterführende Informationen und zeigt die wesentlichen Arbeitsschritte zum Erstellen einer deratigen Untersuchung auf.