TH-Wildau
Beschaffung - Vorlagen und Hilfestellungen
Beschaffungsantrag

Beschaffung - Vorlagen und Hilfestellungen

Hier finden Sie Vorlagen und Muster als Hilfestellung für die Beantragung und Durchführung von Beschaffungsmaßnahmen.

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Vorlagen und Hilfestellungen

Leitfaden für die Beantragung von Liefer- und DienstleistungenBereich öffnenBereich schließen

Die nachfolgenden Merkblätter skizzieren den Ablauf einer Beschaffung, inkl. der Darstellung der einzelnen Arbeitsschritte und Verantwortlichkeiten und geben einen Überblick darüber, welche Unterlagen im Beschaffungsprozess benötigt werden:

 

BESCHAFFUNGSANTRAG

Grundsätzlich kann ein Beschaffungsantrag zur Beauftragung von Liefer- und Dienstleistungen im Sachgebiet- Haushalts- und Beschaffungswesen (über das Postfach der Vergabestelle - Schließfach Nr. 11, am Seiteneingang von Haus 13) eingereicht werden. 

Um unnötige Bearbeitungsschleifen zu vermeiden, sind die Liefer- und Dienstleistungen im Vorfeld durch den Antragstellenden mit folgenden Organisationseinheiten der Hochschule abzustimmen:

  • Hochschulrechenzentrum (DV-Anlagen, Netzwerktechnik, Hard- und Software, IT-Dienstleistungen). Die Weiterleitung des Beschaffungsantrags an das HRZ erfolgt durch die Vergabestelle.
  • Datenschutz (Software/Lizenzen und andere Leistungen bei denen personenbezogene Daten durch Dritte verarbeitet/gespeichert werden)
  • SG Bauangelegenheiten und Technischer Dienst (Güter, deren Nutzung von baulichen oder technischen Veränderungen abhängen, Möbel)
  • Arbeitssicherheit (u.a. Beschaffungen im Rahmen der Gefahrenstoffverordnung)
  • Laserschutzbeauftrage (u.a. Beschaffungen im Zusammenhang mit künstlicher oder optischer Strahlung (z.B. Glaslaser, Festkörperlaser oder Laserpointer))

Was darüberhinaus durch den Antragstellenden zu beachten ist, damit der Beschaffungsantrag ohne längere Verzögerungen bearbeitet werden kann, ist den oben genannten Merkblättern zu entnehmen.

Beschaffungsanträge können generell nur bearbeitet werden, wenn sie vollständig ausgefüllt und der Name sowie die Unterschrift des Budgetverantwortlichen angegeben wurden.

 

KLEINAUFTRAG

Für die Beschaffung von Verbrauchsmaterialien und geringwertigen Wirtschaftsgütern kann ein Kleinauftrag verwendet werden, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

  • Vorliegen einer Kostenstellenfreigabe des Budgetverantwortlichen für den Bearbeitenden des Kleinauftrages
  • Gesamtauftragswert max. 1.000,- EUR
  • Einzelposition (nur bei geringwertigen Wirtschaftsgütern) max. 250,- EUR
  • vollständige Angabe der Firmendaten (Name, Anschrift, Fax/E-Mail)
  • Angabe von Kontaktdaten des Bearbeitenden des Kleinauftrages
  • eindeutige Angabe der Leistungsgegenstände
  • Angabe des Lieferortes
  • Auftragnehmer hat einen Firmensitz in Deutschland

Weitergehend ist zu beachten, dass die für den Kleinauftrag vorgesehenen Unternehmen einen Kauf auf Rechnung per Bestellschreiben akzeptieren.

Der Kleinauftrag ist ausschließlich elektronisch über das E-Mailpostfach kleinauftrag@th-wildau.de einzureichen.

 

ABRUFSCHEIN FÜR BÜROVERBRAUCHSMATERIAL

Für die Beschaffung von Büroverbrauchsmaterial bis zu 500 € (einschließlich Tinte/Toner) nutzen Sie bitte einen Abrufschein für Büroverbrauchsmaterial. Für größere Bestellmengen verwenden Sie bitte den Beschaffungsantrag.

Über den Abrufschein können alle Produkte bezogen werden, die Bestandteil unserer Rahmenverträge für Büroverbrauchsmaterial sind. 

 

SONSTIGE ABRUFE AUS RAHMENVERTRÄGEN

Sollte die von Ihnen zu beantragende Leistung Bestandteil eines Rahmenvertrages der Hochschule sein (ausgenommen Büroverbrauchsmaterial), so genügt es, wenn Sie einen Beschaffungsantrag ohne zusätzliche Anlagen einreichen. 

 

LITERATURBESCHAFFUNG

Die Beschaffung von Literatur erfolgt in der Regel über die Hochschulbibliothek. Hierzu senden Sie bitte eine formlose E-Mail an erwerbung(at)th-wildau.de.

BewirtungskostenrichtlinieBereich öffnenBereich schließen

Bei Repränsentationen oder Bewirtungsleistungen sind die Vorgaben der folgenden Richtlinie zu berücksichtigen. Bitte beachten Sie, dass es in diesen Fall separate Antrags- und Abrechnungsformulare gibt, welche unter folgendem Link abrufbar sind:

Vorlagen für AngebotsanfragenBereich öffnenBereich schließen

Die folgenden Vorlagen dienen als Grundlage für die Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes im Rahmen der Verhandlungsvergabe bis zu einem voraussichtlichen Auftragswert von max. 10.000,00 EUR:

Die anzupassenden Felder / Textstellen sind kenntlich gemacht und müssen durch die Bedarfsstelle vor dem Versand zum möglichen Bieter angepasst werden.

Ab einem voraussichtlichen Auftragswert von 5.000,00 EUR (netto) sind der Anfrage folgende Dokumente beizufügen:

Die fertiggestellten Unterlagen sind als PDF/A-Datei zu übermitteln.

PräqualifizierungsdatenbankBereich öffnenBereich schließen

Die Präqualifizierungsdatenbank für den Liefer- und Dienstleistungsbereich kann Ihnen bei der Suche nach geeigneten Unternehmen helfen und lässt sich unter folgenden Link aufrufen. Die darin enthalten Firmen haben Ihre Eignung im Rahmen der Bietererklärung bereits nachgewiesen und verfügen über ein entsprechendes Zertifikat was als Ersatz für die Bietererklärung eingereicht werden kann.

AusnahmetatbestandBereich öffnenBereich schließen

Sollte objektiv und nachweisbar nur ein Unternehmen für die Leistungserbringung in Fragen kommen, dann beachten Sie bitte die Hinweise im nachfolgenden Leitfaden.

Nachhaltige BeschaffungBereich öffnenBereich schließen

Das Vergaberecht ermöglicht es Öffentlichen Auftraggebern bei der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen soziale und umweltbezogene Aspekte zu berücksichtigen. Über folgende Links finden Sie entsprechende Leitfäden, u.a. von der Kompetenzstelle für nachhaltige Beschaffung (KNB), des Umweltbundesamtes sowie der Europäischen Kommision:

 

WirtschaftlichkeitsuntersuchungenBereich öffnenBereich schließen

Gemäß § 7 Absatz 2 Satz 1 LHO sind für finanzwirksame (Beschaffungs-)Maßnahmen angemessene Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen durchzuführen. Die im Amtsblatt vom 14.10.2015 veröffentlichte Arbeitsanleitung Einführung in die Wirtschaftlichkeitsuntersuchung liefert hierzu weiterführende Informationen und zeigt die wesentlichen Arbeitsschritte zum Erstellen einer deratigen Untersuchung auf.

KostenstellenverzeichnisBereich öffnenBereich schließen

Eine Übersicht über die Kostenstellen der Hochschule finden Sie auf den Seitens des Sachgebietes Organisation & Controlling.

BauangelegenheitenBereich öffnenBereich schließen

Die Bauftragung von Bauleistungen erfolgt nicht durch die Vergabestelle. Bitte wenden Sie sich in diesem Fall an das SG Bauangelegenheiten und Technischer Dienst.