Informationen zu Dienstreisen

Entsprechend § 2 Absatz 1 BRKG sind Dienstreisen schriftlich oder elektronisch angeordnete oder genehmigte Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststelle. Sie müssen, mit Ausnahme von Dienstreisen am Dienst- oder Wohnort, schriftlich oder elektronisch angeordnet oder genehmigt worden sein. Diese Genehmigung ist Voraussetzung für die Erstattung von Reisekosten.

Jede/r Dienstreisende muss einen eigenen Dienstreiseantrag stellen.
Bei der Anordnung und Genehmigung von Dienstreisen sind die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu beachten. Sie dürfen nur genehmigt werden, wenn Dienstgeschäfte außerhalb des Dienstortes auf andere Weise nicht erledigt werden können und Mittel dafür zur Verfügung stehen.
Das Dienstgeschäft sollte nach Möglichkeit nur von einer Person erledigt werden. Ist die Beteiligung von mehreren Personen erforderlich, bedarf es einer hinreichenden Begründung.
Die Dauer der Dienstreise richtet sich nach der Abreise und Ankunft an der Wohnung oder Dienststelle. Wohnung im Sinne der Vorschriften ist die Wohnung, von der aus sich Dienstreisende überwiegend in die Dienststätte begeben, in der sie regelmäßig Dienst zu leisten haben. Eine weitere Wohnung, insbesondere ein außerhalb gelegener Familienwohnsitz, muss unberücksichtigt bleiben.
 Will ein/e Mitarbeiter/in eine Dienstreise mit einer privaten Reise verbinden, so ist er/sie lt. den Verordnungen verpflichtet, dies der Dienststelle, die für die Genehmigung der Dienstreise zuständig ist, mitzuteilen. 

Dienstreisen können nur von hauptberuflich Beschäftigten (Professor*innen, Mitarbeiter*innen) der Technischen Hochschule Wildau beantragt und genehmigt werden. Gemäß dem Geltungsbereich § 1 des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) sind studentische Beschäftigte ausgeschlossen und haben auf sinngemäße Anwendung der Vorschriften des Bundesreisekostengesetzes keinen Anspruch.

Für Personen, die keinen Arbeitsvertrag haben, darf keine Dienstreisegenehmigung ausgestellt werden.

Dienstreiseantrag

Bitte beachten Sie, dass für jedes Dienstgeschäft außerhalb der Dienststelle (Ausnahmen sind Abordnungen im Rahmen von Anträgen auf Fort- und Weiterbildungen bei der Laköv) eine Genehmigung der Hochschulleitung vorliegen muss. Aus versicherungstechnischen Gründen ist es wichtig, dass die Genehmigung vor der Dienstreise eingeholt wird. Auch für die Abrechnung von Dauerdienstreisen gilt die 6-Monats Ausschlussfrist 

Bitte beachten: Eine nachträgliche Erfassung von Dienstreisen ist nicht möglich!

Wird die Dienstreise ohne Genehmigung angetreten, so gilt sie als unberechtigtes Fernbleiben vom Dienst.

Für Ihren Dienstreiseantrag nutzen Sie bitte folgenden Link: DMS Webseite

Sie können sich mit Ihrem Hochschulaccount (ad\username & Passwort ODER username & Passwort) an der DMS Webseite anmelden. Unter dem Menüpunkt „Prozesse“ kann der Dienstreiseantrag oder die Dienstreiseabrechnung aufgerufen werden. 

Für ein komplikationsfreies Antrag- & Abrechnungsverfahren bitten wir jede/-n Antragsteller/-in vor der ersten Antragstellung sicherzustellen, dass die/der eigene unmittelbare Vorgesetzte als auch die/der Budgetverantwortliche der Finanzierungsquelle sich ab dem 14.11.2022 initial am System (DMS Webseite) mit dem Hochschulaccount (ad\username & Passwort ODER username & Passwort ) angemeldet hat.

Um eine rechtzeitige Genehmigung zu gewährleisten beantragen Sie bitte die Dienstreise

         ohne Abschlag                                          -    mindestens 14 Tage

         mit Abschlag und Auslandsdienstreisen    -    mindestens 4 Wochen

vor dem Dienstreisebeginn im Prozessportal (siehe obiger Link).

Achten Sie bitte darauf, dass es hier bei der Bearbeitung im Hinblick auf die Genehmigung durch den Vorgesetzten zu Verzögerungen kommen kann.

Die Dienstreiseanträge werden dann nach der Bearbeitung durch das SG Personalmanagement an das SG Haushalt (für die Festlegungsbuchung und Budgetkontrolle) und im Anschluss an die Hochschulleitung weitergeleitet. Wenn die Hochschulleitung die Dienstreisen genehmigt hat, erhalten Sie eine automatische Benachrichtigung.

Das Hochschulrechenzentrum hat für den leichteren Einstieg in den Workflow eine entsprechende Dokumentation im Wiki inklusive Videos erstellt: Dokumentation Workflow DR

Die Finanzierung einer Dienst- und Fortbildungsreise muss vor ihrem Antritt gesichert sein. Durch Bezeichnung der entsprechenden Kostenstelle /Kostenträger auf dem Antragsformular im Workflow wird gleichzeitig erklärt, dass ausreichende Mittel für die beantragte Dienstreise zur Verfügung stehen. Ein entsprechender Kostenvoranschlag für Übernachtungskosten und Tagungsgebühren ist für die Genehmigung der Kostenerstattung anzugeben. Bei Tagungen und Kongressen ist die Einladung vom Veranstalter beizufügen.

Hinweise zu Dienstreisen ohne Reisekostenvergütung:

Wenn Sie eine Dienstreise durchführen und keine Reisekostenvergütung erstattet haben möchten, setzen Sie den Haken bei „Ich beantrage hiermit ausschließlich Versicherungsschutz.“. Für diese Dienstreisanträge benötigen wir keine gesonderte Dienstreisekostenabrechnung, bitte nutzen Sie in diesen Fall im DMS hinter der jeweiligen Abrechnung die Option verzichten.

Dauerdienstreisegenehmigung für Berlin und Brandenburg

Wenn Sie häufig in Berlin und Brandenburg unterwegs sind, haben Sie die Möglichkeit eine Dauerdienstreisegenehmigung (maximal für ein Jahr) bei der Präsidentin zu beantragen. Hierbei ist auch der Vorrang der digitalen Durchführung zu beachten, sofern das Dienstgeschäft nicht nur in Präsenz am Dienstreiseort ausgeführt werden kann.

Bei Vorliegen einer Dauerdienstreisegenehmigung ist kein Dienstreiseantrag mehr für diese Dienstreisen notwendig (außer es fallen Hotelkosten oder Teilnehmergebühren an = dann muss zwingend ein Dienstreiseantrag gestellt werden), es muss nur die Abrechnung über den Link DMS Webseite durchgeführt werden. Bei der Abrechnung müssen entsprechende Nachweise (Einladungen, E-Mails etc. zur Veranstaltung) hochgeladen werden. Den Antrag für die Dauerdienstreise stellen Sie bitte ebenfalls DMS Webseite.

Die Dauerdienstreise ist in der Regel nur für eintägige Dienstreisen vorgesehen. Bitte fügen Sie bei der Abrechnung auch immer eine Einladung oder Ähnliches mit bei.

Dienstreisekostenabrechnung

Um die Kosten nach einer Dienstreise erstattet zu bekommen, benötigen wir zwingend eine Dienstreisekostenabrechnung von Ihnen. Dies erledigen Sie direkt hier: DMS Webseite. Im Menüpunkt "Prozesse" können die entsprechenden Workflows ausgewählt werden.

Bitte beachten Sie, dass Sie in der Abrechnung nur die Kosten vermerken, die Ihnen auch tatsächlich entstanden sind. Kosten, die vorab von einer anderen Seite beglichen wurden, müssen in der Dienstreisekostenabrechnung nicht erwähnt werden.

Zur Prüfung Ihrer Abrechnung reichen Sie bitte sämtliche Belege im Original bzw. digital zu Ihrer digitalen Abrechnung der Dienstreise ein.

Insbesondere:

•       Fahrkarten und sonstige Fahrkostenbelege,

•       Nebenkosten, z. B. Teilnehmergebühren, Eintrittskosten,

•       bei Bereitstellung von Drittmitteln ggf. der Finanzierungsplan und die  Bestimmungen zur Berechnung der Reisekostenvergütung, so es abweichende Regelungen seitens des Fördermittelgeber gibt.

•       Hotelrechnung, adressiert auf TH Wildau

Ausschlussfrist:

Das SG Personalmanagement rechnet ausschließlich nach dem Bundesreisekostengesetz (BRKG) ab und ist damit an die jeweiligen Ausschlussfristen gebunden. Die Frist beginnt am Tag nach der Rückkehr.

Es gelten folgende Ausschlussfristen:

         Dienstreisen - 6 Monate ab dem Tag nach der Rückkehr

Wenn Dienstreisekostenabrechnungen nach der Ausschlussfrist eingehen, können diese nicht mehr bearbeitet werden.

Werden Belege auf Anforderung nicht innerhalb von 3 Monaten vorgelegt, wird der Vergütungsantrag abgelehnt.

Hinweis zu Taxi- oder Mietwagennutzung während einer Dienstreise:

Bitte beachten Sie, dass Taxi- oder Mietwagenkosten (laut BRKG) ausschließlich mit triftiger Begründung erstattungsfähig sind. Falls Sie sich diese in einer Dienstreisekostenabrechnung erstatten lassen möchten, benötigen wir zwingend eine triftige Begründung von Ihnen.

Hinweise zur Abrechnung bei Dauerdienstreisegenehmigung:

Wenn Sie eine Dauerdienstreisegenehmigung vorliegen haben und diese abrechnen möchten, nutzen Sie bitte ebenfalls den folgenden Link DMS Webseite  Bitte beachten Sie, dass auch für Dauerdienstreisegenehmigungen die unter Ausschlussfrist angegebenen Fristen gelten.

Erstattung Deutschlandticket, Deutschlandticket Job oder Bahncard

Auf Grundlage des § 4 BRKG besteht die Verpflichtung, privat angeschaffte Fahrkarten auch für dienstliche Fahrten einzusetzen. Dies gilt auch für das Deutschlandticket, Deutschlandticket Job und die Bahncard.

Die Kosten eines nicht aus dienstlichen Gründen gekauften Deutschlandtickets, Deutschlandtickets Job oder Bahncard können auf Antrag erstattet werden, wenn sie sich durch eine Dienstreise oder in der Summe mehrerer Dienstreisen im monatlichen bzw. jährlichen Geltungszeitraum vollständig amortisiert haben.

Eine teilweise Erstattung der für das Deutschlandticket, Deutschlandticket Job oder der Bahncard ist nicht möglich. Wird die Amortisationsgrenze nicht erreicht, sind die Dienstreisenden verpflichtet, ihr Deutschlandticket, Deutschlandticket Job oder der Bahncard ohne entsprechenden Kostenersatz einzusetzen.

Wenn Sie die Kostenerstattung beantragen, benötigen wir den ausgefüllten Antrag und die Rechnung. Bei der Bahncard benötigen wir zusätzlich eine Kopie der Bahncard.

Unter folgendem Link finden Sie den Antrag auf Erstattung der Deutschlandticket, Deutschlandticket Job oder der Bahncard:

https://www.th-wildau.de/files/2_Dokumente/Formulare-Antraege/Beschaeftigte/Verwaltung/BahnCard_Antrag_01.pdf

Die Reisekosten sind unter Beifügung aller erforderlichen Nachweise innerhalb von 6 Monaten (Ausschlussfrist nach § 3 Absatz 2 BRKG) nach dem Tag der Beendigung der Dienstreise /des Dienstganges dem SG Personalmanagement zu beantragen (siehe Menüpunkt "Abrechnungsverfahren").

Entstehende Dienstreisekosten müssen von den Dienstreisenden selbst verauslagt und dann im Rahmen Dienstreisekostenabrechnung abgerechnet werden. (Hotelrechnungen müssen zwingend auf die TH-Wildau adressiert sein).

WICHTIG: Für die Begleichung von Vorab-Rechnungen (Teilnahmegebühren, Flüge), welche vom Dienstreisenden selbst verauslagt werden müssen, nutzen Sie bitte die Möglichkeit eines Abschlages. Dieser ist rechtzeitig direkt im Dienstreiseantrag zu beantragen!

Für eine angeordnete oder genehmigte, unmittelbar bevorstehende Dienstreise kann auf Antrag eine Abschlagszahlung (Punkt "Abschlagszahlung" auf digitalen Antragsformular) gewährt werden, wenn die voraussichtlichen Reisekosten 200,00 € übersteigen. Wenn Sie eine Abschlagszahlung beantragt haben, geht der Dienstreiseantrag nach der Genehmigung des Präsidiums an das SG Haushalt weiter. Von dort erfolgt die Auszahlung des Abschlages.

Wenn ein Abschlag ausgezahlt wurde, ist eine Abrechnung nach der Dienstriese unverzüglich zwingend notwendig. Wenn nach Ablauf der Ausschlussfrist (6 Monate) keine Abrechnung vorliegt, wird vom SG Haushalt der Abschlag zurückgefordert.

Um zu vermeiden, dass Mittel des Reisekostentitels nicht ausgeschöpft werden bzw. der Reisekostentitel des neuen Jahres belastet wird, sollten die Reisekostenabrechnungen bis zum Haushaltsabschluss des laufenden Jahres eingereicht sein.

Ansprechpartner

         bei Haushaltsmitteln        - Frau Danzmann, Frau Spieler

         bei Projektmitteln            - je nach Projekt

Frau Weisemann,  Frau Lehmann, Frau Obel, Frau Motsch

Die Fahrt- und Flugkostenerstattung ist im § 4 BRKG geregelt. Im Folgenden sind die Inhalte zusammen gefasst.

Bahnfahrten: Bei Bahnfahrten werden max. die Kosten der 2. Wagenklasse erstattet.

BahnCard (BC): Die Kosten einer BahnCard werden erstattet, wenn die Nutzung gegenüber anderen Fahrpreisermäßigungen wirtschaftlicher ist und der Kauf daher aus dienstlichen Gründen erfolgt (BahnCard 2. Klasse).

Die Kosten einer nicht aus dienstlichen Gründen gekauften BahnCard können auf Antrag erstattet werden, wenn sie sich vollständig amortisiert haben; eine anteilige Erstattung ist ausgeschlossen.

Antrag auf Erstattung der BahnCard

Flugreisen: Flugkosten werden erstattet, wenn der Flug aus dienstlichen (beispielsweise terminbedingt, dienstlich bereitgestellte Flugkontingente) oder wirtschaftlichen Gründen (beispielsweise bei Flugzeugbenutzung geringere Reisekosten entstehen als bei Bahnfahrten oder ein Arbeitszeitgewinn von insgesamt mindestens einem ganzen Arbeitstag entsteht) geboten ist.

Die Erstattung der Flugkosten erfolgt nur bis zu den Kosten der Touristen- oder Economyklasse.

Für Sitzplatzreservierungen (Flugzeug) erfolgt keine Kostenerstattung.

Für Reiserücktrittsversicherungen oder ähnliche Versicherungen erfolgen ebenfalls keine Kostenerstattungen.

Die Wegstreckenentschädigung ist im § 5 BRKG geregelt. 

Für Strecken, die mit einem Kraftfahrzeug (unabhängig von Art und Hubraum des Fahrzeuges) zurückgelegt werden, wird eine pauschale Wegstreckenentschädigung in Höhe von 0,20 Euro pro Kilometer, begrenzt auf einen Höchstbetrag von 130,00 Euro für die gesamte Dienstreise, gewährt. Mit dieser Wegstreckenentschädigung sind auch die Kosten für die Mitnahme weiterer Dienstreisender sowie die Mitnahme von dienstlichem und persönlichem Gepäck abgegolten.

Grundsätzlich können darüber hinaus Parkgebühren bis zu 10 Euro pro Tag erstattet werden. Die Erstattung höherer Parkgebühren ist in begründeten Ausnahmefällen möglich. Werden Strecken aus triftigem Grund in einem Mietwagen oder Taxi zurückgelegt, werden die entstandenen notwendigen Kosten erstattet.
 
Triftige Gründe für eine Taxibenutzung liegen insbesondere vor, wenn:

• im Einzelfall dringende dienstliche Gründe vorliegen
• zwingende persönliche Gründe vorliegen (z.B. Gesundheitszustand)
• regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel nicht oder nicht zeitgerecht verkehren
• Fahrten zwischen 22 und 6 Uhr das Benutzen dieses Beförderungsmittels für Zu- und Abgang zum Hauptverkehrsmittel, sowie Fahrten am Geschäftsort notwendig machen.

Ortsunkundigkeit und widrige Witterungsverhältnisse sind keine triftigen Gründe in diesem Sinne.
Liegen keine triftigen Gründe vor, richtet sich die Wegstreckenentschädigung nach § 5 Abs.1 BRKG, d.h. 20 Cent je gefahrenen Kilometer. In diesen Fällen ist die Angabe der im Taxi gefahrenen Kilometer in der Reisekostenrechnung erforderlich!

Das Tagegeld ist ein pauschaler Ausgleich für Verpflegungsmehraufwendungen und ist im § 6 BRKG geregelt.

Die Höhe des Tagegeldes hängt von der notwendigen Dauer der Dienstreise ab. Die Dauer richtet sich grundsätzlich nach der Abreise und Ankunft von/an der Wohnung oder Dienststelle. Wohnung in diesem Sinne ist die Wohnung, von der aus regelmäßig der Dienst angetreten wird. Wird die Dienstreise an der Dienststätte angetreten oder beendet, so tritt diese an die Stelle der Wohnung. Zurzeit wird das Tagegeld für Inlandsdienstreisen wie folgt bestimmt:

• Bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden erhalten Arbeitnehmer eine Pauschale von 14 EUR.
• Bei einer Abwesenheit von 24 Stunden erhalten Arbeitnehmer eine Pauschale von 28 EUR.
• Für An- und Abreisetage bei mehrtägigen Reisen mit Übernachtungen erhalten Arbeitnehmer eine Pauschale von 14 EUR unabhängig von der Abwesenheitsdauer.

Die Tagegelder für das Ausland variieren je nach Reiseland.
Dauert der Aufenthalt an demselben auswärtigen Geschäftsort länger als 14 Tage, so wird vom 15. Tage an ein um 50% ermäßigtes Tagegeld gezahlt.

Unentgeltlich bereitgestellte Verpflegung

Bei amtlich unentgeltlich bereitgestellten Mahlzeiten werden nach den Bestimmungen des BRKG folgende Beträge vom Tagegeld einbehalten:

• a) für ein Frühstück 20% des vollen Tagegeldes =        5,60 € (Inland)
• b) für ein Mittagessen 40% des vollen Tagegeldes =     11,20 € (Inland)
• c) für ein Abendessen 40% des vollen Tagegeldes =     11.20 € (Inland)

Dies gilt ebenfalls für vollwertige Mahlzeiten, die in Fahrt- oder Flugkosten, in Übernachtungs- oder Nebenkosten (z.B. Konferenzgebühren, Teilnahmekosten, Seminargebühren etc.) enthalten sind.

Das Übernachtungsgeld ist im § 7 BRKG geregelt.

Für eine notwendige Übernachtung wird ein pauschales Übernachtungsgeld von zurzeit 20,00 Euro gewährt. Höhere Übernachtungskosten werden erstattet, soweit sie notwendig sind. Bei einer Übernachtung in einem Beförderungsmittel (z.B. Nachtfahrt mit Ihrem PKW oder mit der Bahn) entfällt der Anspruch auf Übernachtungsgeld ebenso wie bei Dienstreisen am oder zum Wohnort oder einem Zweitwohnsitz. Gleiches gilt, wenn über Nacht Dienst geleistet wurde.

Übernachtung im Hotel, Pension oder Airbnb

Nachgewiesene Übernachtungskosten bis einem Preis von 75,00 Euro je Nacht (ohne Frühstück) sind ohne Begründung erstattungsfähig. Höhere Kosten werden erstattet, wenn die Höhe der Kosten bereits vor Reiseantritt als angemessen anerkannt wurde.

Bei gemeinsamer Übernachtung mehrerer Dienstreisender im Mehrbettzimmer, werden die Übernachtungskosten gleichmäßig aufgeteilt. Übernachten Dienstreisende mit nicht erstattungsberechtigten Personen in einem Zimmer, ist der Preis erstattungsfähig, der bei alleiniger Nutzung eines Zimmers zu zahlen wäre; ohne Nachweis werden die Kosten gleichmäßig nach Personen aufgeteilt.

Hotelfrühstück

Übernachtungskosten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit werden als Reisekosten erstattet. Zu bedenken ist, dass in der Regel in der Hotelrechnung auch ein Frühstücksanteil mit enthalten ist. Dieser wird über den Einbehalt der Frühstückspauschale vom Tagegeld abgebildet. Auch wenn Mahlzeit unentgeltlich zur Verfügung stehen, aber nicht in Anspruch genommen werden, erfolgt der Einbehalt der Frühstückspauschale.

Ist in einer Rechnung nur ein Gesamtbetrag für Unterkunft und Verpflegung ausgewiesen, und lässt sich der Preis für Verpflegung nicht feststellen, ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten wie folgt zu kürzen: für das Frühstück um 20%, für Mittag- und Abendessen um je 40% des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden (R 9.7 Abs. 1 LStR).

Als weitere Voraussetzung muss die Hotelrechnung zwingend auf den Arbeitgeber/ Dienstherrn ausgestellt worden sein.

Sonstige nachgewiesene und zur Erledigung des Dienstgeschäfts notwendige Auslagen werden als Nebenkosten erstattet und sind in § 10 BRKG geregelt.

Erstattungsfähige Nebenkosten sind beispielsweise:

• dienstlich verursachte Eintrittsgelder (bspw. bei Messebesuch, Tagungen, Ausstellungen)
• dienstliche Telefonate, Fax- oder Kopierkosten
• Kosten der Gepäckversendung (dabei ist zu beachten, dass die Mitnahme von 15 kg Handgepäck auf der Dienstreise zugemutet werden kann), Gepäckaufbewahrung und -versicherung
• Kosten für eine nicht im öffentlichen Dienst stehende Begleitperson schwerbehinderter Beschäftigter werden entsprechend dem BRKG erstattet, wenn die oder der schwerbehinderte Beschäftigte das Dienstgeschäft nur mit fremder Hilfe ausführen kann.
   

Nicht erstattungsfähige Nebenkosten sind u. a.:

• Arzt- und Arzneimittelkosten
• Reiseausstattung (z.B. Koffer, Taschen)
• Reiseversicherungen (Reiseunfallversicherung, Reiserücktrittsversicherung, -haftpflichtversicherung, Auslandskrankenversicherung)
• Auslagen für Kreditkarten (Jahresgebühr)
• Kosten privater Telefonate, Portogebühren etc.
• Stadtpläne
• Reinigungskosten für Kleidung
• private Zeitungen und Zeitschriften
• Trinkgelder
• Geldbußen

Die Verbindung von Diensteisen mit privaten Reisen ist in § 13 BRKG geregelt.

Werden Dienstreisen mit privaten Reisen verbunden, bemisst sich die Reisekostenvergütung so, als wäre nur die Dienstreise durchgeführt worden. Beträgt der private Anteil an der Reise mehr als fünf Arbeitstage, werden nur die zusätzlich für die Erledigung des Dienstgeschäftes entstehenden Kosten im Rahmen der Reisekostenvergütung berücksichtigt. Wenn das Dienstgeschäft während eines Urlaubs oder auf der Hin-/Rückreise zum/vom Urlaub zu erledigen ist, werden ebenfalls nur die zusätzlich entstehenden Reisekosten erstattet.

Das Bundes-Klimaschutzgesetz (KSG) gibt vor, Treibhausgasemissionen bis zum Jahr 2030 um mindestens 65 % und bis zum Jahr 2040 um mindestens 88 % im Vergleich zum Jahr 1990 zu verringern.

Der Klimaplan Brandenburg orientiert sich am KSG und strebt zudem an, bis 2045 Treibhausgasneutralität zu erreichen. Reisetätigkeiten verursachen in der Regel Treibhausgasemissionen. Dabei spielt die Wahl des Transportmittels eine zentrale Rolle und kann einen Beitrag zur Reduktion von Emissionen leisten. Als öffentliche Institution hat die TH Wildau eine Vorbildrolle inne, und wir übernehmen dabei auch Verantwortung für eine lebenswerte Gesellschaft und Umwelt. 

Die vorliegenden Leitlinien bestehen aus vier Empfehlungen für die Planung von Dienstreisen mit klimafreundlichen Verkehrsmitteln. Wir setzen dabei ganz stark auf die Selbstverantwortung und die Einsicht derjenigen, die eine Dienstreise planen, und verzichten bewusst auf Verbote. Die (Nicht-)Berücksichtigung der Empfehlungen ist kein Kriterium für das Genehmigungsverfahren für eine Dienstreise. 

Leitlinien für klimafreundliche Dienstreisen

Reisekosten, die aus Drittmitteln finanziert werden, werden, sofern die Bewilligung nichts anderes enthält, auf der Grundlage des BRKG erstattet.

A1-Bescheinigungen bei Auslandsdienstreisen

Die europarechtlichen Regelungen zur Sozialversicherung machen es erforderlich, dass alle Beschäftigten der TH- Wildau während einer Dienstreise, unabhängig von deren Dauer, eine sogenannte A1-Bescheinigung ("Bescheinigung über die anzuwendenden Rechtsvorschriften – A1") mit sich führen müssen. Dies gilt für alle dienstlich veranlassten Auslandsaufenthalte in den Mitgliedsstaaten der EU sowie in Island, Lichtenstein, Norwegen, Schweiz (EWR-Staaten).

Mit der A1-Bescheinigung weisen Dienstreisende nach, dass für die vorübergehende Tätigkeit im Ausland weiterhin die sozialversicherungsrechtlichen Bestimmungen Deutschlands Anwendung finden und nicht die jeweiligen Bestimmungen des Aufenthaltsstaates. Dies ist vor allem auch für den Krankenversicherungs- und Unfallschutz wichtig.

In letzter Zeit wurden im europäischen Ausland (vor allem in Osterreich, Frankreich und in der Schweiz) verstärkt Kontrollen der Grenzschutz- und Zollbehörden durchgeführt. Kann eine A1-Bescheinigung nicht nachgewiesen werden, kann dies u.a. zu Schwierigkeiten bei der Einreise oder bei der Krankenbehandlung führen und auch erhebliche Strafzahlungen mit sich bringen.

Die A1-Bescheinigung wird vom SG Personalmanagement automatisch mit der Bearbeitung des Dienstreiseantrages gestellt und nach Erhalt der genehmigten A1 Bescheinigung an die/den jeweiligen Beschäftigte/n weitergeleitet. Nach den derzeitigen Erfahrungen liegt die Bearbeitungszeit bei den zuständigen Sozialversicherungsträgern bei bis zu vier Wochen, daher beantragen Sie die Auslandsdienstreise bitte mindestens 4 Wochen vor Reiseantritt.

Auslandsbelege:

Wenn ihnen Kosten in einer ausländischen Währung entstanden sind, sind die Ausgaben der Auslandwährung in Euro umzurechnen und auf der Reisekostenabrechnung entsprechend anzugeben.

Bitte verwenden Sie für die Umrechnung den Währungsrechner OANDA.

Als Datum der Umrechnung nehmen Sie bitte den Tag, an dem Ihnen die Kosten entstanden sind. Die INTERBANKENRATE ist auf +/- 0% einzustellen.

Hinweise zu Studienfahrten:

Wenn Sie mit Studierenden eine Studienfahrt durchführen möchten, senden Sie bitte den Antrag auf Studienfahrt vollständig ausgefüllt und unterschrieben direkt an das SG Haushalt. Bitte beachten Sie, dass bei Beauftragung von Busunternehmen oder bei Flugreisen über 500,00 € 3 Angebote eingereicht werden müssen. Den Antrag auf Studienfahrt finden Sie unter folgendem Link:

https://www.th-wildau.de/beschaeftigte/formulare-und-antraege/ ; Unterpunkt Lehre und Studium und unter Studium den Antrag auf Studienfahrt öffnen.

Ansprechpartner

         bei Haushaltsmitteln    - Frau Danzmann, Frau Spieler

         bei Projektmitteln        - je nach Projekt Frau Weisemann, Frau Motsch, Frau Obel, Frau Lehmann

Bitte beachten Sie, dass für Mitarbeiter/innen oder Lehrbeauftragte der Hochschule zusätzlich ein Dienstreiseantrag notwendig ist. Bitte wählen Sie im Dienstreiseantrag unter dem Punkt „Reiseziel – Zweck der Dienstreise“ „Studienfahrt“ aus.

Für Dienstreisen im Inland:

Bundesreisekostengesetz (BRKG)

Allgemeine Verwaltungsvorschrift zum Bundesreisekostengesetz (BRKGVwV)

Für Dienstreisen im Ausland:

Verordnung über die Reisekostenvergütung bei Auslandsdienstreisen (ARV)

Allgemeine Verwaltungsvorschrift über die Neufestsetzung der Auslandstage- und -übernachtungsgelder (ARVVwV)

Dienstreisekostenabrechnung - Intern, zur Abrechnung der Dienstreisen, die bis 14.11.2022 durchgeführt wurden und nicht über das DMS beantragt wurden (Ausnahmefall: Dauerdienstreisegenehmigungen für das Jahr 2022, diese können auch hierüber noch bis zum 31.12.2022 abgerechnet werden)

Dienstreisekostenabrechnung - Extern

BahnCard - Antrag Kostenübernahme

Hinweise zur Genehmigung und Abrechnung von Dienstreisen

Für Personen mit einer Sehbehinderung bzw. - beeinträchtigung bietet das SG Personalmanagement vorrangig die persönliche Unterstützung beim Ausfüllen des digitalen Dienstreiseantrages an. Bitte kontaktieren Sie uns unter den bekannten Kanälen.

Alternativ und nur zweitrangig können die nachfolgenden Formulare von o. g. Personen verwendet werden:

Dienstreiseantrag 

Diensteisekostenabrechnung - intern

Dienstreisekostenabrechnung - Extern

Sammelabrechnung für Dauerdienstreisegenehmigung